Membuat Data Baru Pada MYOB Accounting

Proses Pembentukan Data Baru pada MYOB Accounting

1. Dasar MYOB

MYOB kepanjangan dari Mind Your Own Business, program aplikasi sangat membantu kinerja bagian admnistrasi dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi di perusahaan. MYOB Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :

1. Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya.
2. Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.3. Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.
4. Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.

Prosedur Sistem Kerja MYOB Accounting :
Dimulai dari Pembuatan Data Perusahaan
1. Entri Data Saldo Awal Periode Perusahaan
2. Entri Data Bukti Transaksi Perusahaan
3. Entri Data Penyesuaian (Akhir Periode) Perusahaan
4. Mencetak Laporan Keuangan dan Laporan lainnya.

Berikut penjelasan secara singkat prosedur sistem kerja MYOB Acconting :
Ad.1. Pembuatan Data Perusahaan (prosesnya akan dijelaskan dibawah ini)
Dimulai dari :
a. Identitas Perusahaan
b. Memasukkan Periode Akuntansi, Awal dan Akhir Tahun Pembukuan
c. Cara Pembuatan Bangan Akun Perusahaan
d. Folder Lokasi Penyimpanan Data Perusahaan
e. Membuat Data Akun baik secara Import dari data lain maupun proses satu persatu
f. Mengatur Proses Linked Account
g. Menghapus Akun yang tidak perlu jika ditemukan
h. Membuat Kode Pajak Perusahaan (PPN 10% dengan Linked ke PPN Keluaran & Masukan)
i. Membuat Nama Produk dan atau Persediaan Barang Perusahan (jika perusahaan dagang)
j. Membuat Nama Pelanggan Perusahan
k. Membuat Nama Pemasok Perusahaan

Ad. 2. Entri Data Saldo Awal Periode Perusahaan
Dimulai dari :
a. Pembentukan Saldo Awal Neraca Perusahaan
b. Pembentukan Saldo Awal Piutang Perusahaan
c. Pembentukan Saldo Awal Hutang Perusahaan
d. Pembentukan Saldo Awal Persediaan Perusahaan
(baik secara kuantitas maupun secara harga pokok)

Ad. 3. Entri Data Bukti Transaksi Perusahaan
Dimulai dari :
a. Proses Jurnal Pembelian
b. Proses Jurnal Penjualan
c. Proses Penerimaan Kas (dari sisi Piutang maupun selain dari Piutang)
d. Proses Pengeluaran Kas (dari sisi Hutang maupun selain dari Hutang)
e. Proses Pembentukan Jurnal Umum

Ad. 4. Entri Data Penyesuaian (Akhir Periode) Perusahaan
Dengan penerapan Modul Accounts - Record Journal Entry (akan dijelaskan pada pertemuan berikut)

Ad. 5. Mencetak Laporan Keuangan dan Laporan lainnya
Dengan penerapan Modul Accounts - Reports (akan dijelaskan pada pertemuan berikut)

MYOB ini berjalan dibawah sistem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP, 7 dan lain-lain. Setelah di install di komputer kamu, maka jalankan software aplikasi MYOB tersebut maka akan tampil gambar sebagai berikut.

Penjelasan dari gambar diatas sebagai berikut :
1. Open berfungsi untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya.
2. Create digunakan untuk merancang file yang baru.
3. Explore digunakan untuk membuat file dengan menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh program.
4. What’s New untuk melihat atau mencari informasi yang baru seputar program Myob
5. Exit berguna untuk keluar dari Program Myob.


2. Setting Awal Myob Pembentukan Data Perusahaan Baru

Pada awal kita buka program MYOB Accounting (dalam hal ini kita gunakan Versi 18), maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.

2. Klik Nextsaja, karena itu adalah informasi awal program MYOB.
3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, atau dapat juga hanya diisi nama perusahaan dan alamat perusahaan, lalu klik Next.

4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2009 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.
5. Maka akan tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.

6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.
Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program Myob
Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain
Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.
Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 2 (untuk mengimport data akun dari Excel) lalu klik Next.

7. Kemudian lakukan tempat/lokasi penyimpanan data anda dengan mengklikChange, utamakan disimpan di drive Local Data(D) dengan Folder baru.

Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.
9. Kemudian pada pilihan terakhir , pilihCommand Center.

10.Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :

AKUNTANSI KAS KECIL

 

Pengertian: Kas kecil atau biasa disebut Petty Cash adalah sejumlah uang tunai yang dimiliki perusahaan dan dipegang atau dikelola oleh kasir yang fungsinya untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil dan cenderung rutin.

Karakteristik Kas Kecil:

1. Jumlahnya dibatasi, sesuai dengan rutinitas perusahaan
2. Untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil.

Contoh penggunaan Kas Kecil:

-          Pembelian perlengkapan kantor

-          Pembelian makan direksi

-          Pembelian bahan bakar driver

-          Jamuan tamu, dsb.

Dari contoh pengeluaran Kas Kecil diatas dapat disimpulkan bahwa Kas Kecil digunakan untuk pembayaran yang sifatnya relatif kecil dan perlu segera dibayarkan.

Tahap – tahap Pembentukan Dana Kas Kecil
1.      Menaksir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.
2.      Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutnya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil.
3.      Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut disimpan oleh kasir kas kecil
4.      Berdasarkan bukti – bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
PeralatanDokumen Yang Dibutuhkan
a.     Bukti kas keluar : berfungsi sebagai perintah kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
b.     Cek : suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan.
c.      Permintaan pengeluaran kas kecil : digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil.
d.     Bukti pengeluaran kas kecil : dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil.
e.      Permintaan Pengisian kembali kas kecil : dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

Fungsi – fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil
1.      Fungsi kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2.      Fungsi akutansi :bertanggung jawab sebagai pencatatan pengeluaran kas kecil, transaksi pembentukan dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal, pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal, pembuatana bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
3.      Fungsi pemegang dana kas kecil : bertanggung jawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
4.      Fungsi yang memerlukanpembayarantunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggung jawabkan kepada pemegang dana kas kecil.
5.      Fungsi pemeriksa intern : bertanggung jawab terhadap penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas.
ProsedurPembentukan Dana Kas Kecil
1.      Bagian utang : tugasnya adalah menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari direktur keuangan, membuat BKK sebanyak 3 lembar, mencatat BKK dalam register BKK, dsb.
2.      Bagian kasir : tugasnya adalah menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang, mengisi cek dengan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar, membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar.
3.      Pemegang dana kas kecil : tugasnya adalah menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir, menguangkan cek ke bank, menyimpan uang tunai yang diambil dari bank, menyimpan bukti kas keluar kemudian diarsipkan.
4.      Bagian akutansi : tugasnya adalah menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang, mencatat bukti kas keluar dalam register cek, mengarsipkan bukti kas keluar beserta SK tentang pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar.

ProsedurPermintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
1.     Berdasarkan metode dana tetap (imprest fund system) : pemakai dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil.
2.     Berdasarkan metode dana fluktuasi (fluctuating fund system) : pemakaidanakaskecil, pemegang dana kas kecil, bagian jurnal dan bagian kartu biaya.
ProsedurPengisianKembali Dana Kas Kecil
1.      Fungsi pemegang dana kas kecil
2.      Fungsi bagian utang
3.      Bagian kasir
4.      Bagian jurnal
5.      Bagian kartu biaya.

Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
A.    Sistem Dana Tetap (Imprest fund system)
Dalam system ini besarnya dana kas kecil jumlahnya selalu tetap atau dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relative tetap.
Ciri – cirinya :
1.      Pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kas umum dengan menyerahkan bukti – bukti pengeluaran yang telah dilakukan.
2.      Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.
3.      Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti – bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas umum.

Keuntungannya :
1.      Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2.      Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

B.     Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuating fund system)
Dalam system ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah pengeluaran.
Ciri – cirinya :
1.      Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debit dalam akun kas kecil.
2.      Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.
3.      Besarnya jumlah yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

Dalam pengelolaan Kas Kecil, terdapat 2 metode yang bisa dipakai, Imprest Fund Method (metode dana tetap) dan Fluctuation Fund Method (metode dana berubah). Kedua metode ini memiliki karakteristik masing-masing.

Imprest Fund Method, berarti dana Kas Kecil yang ada di kasir nilainya sebesar tertentu dan saat pengisian kembali harus kembali sebesar tertentu tersebut. Misalnya suatu perusahaan menentukan Kas Kecil sebesar 5.000.000, selama 1 minggu pengeluaran sebesar 3.500.000, maka ketika Kasir mengajukan pengisian ulang Kas Kecil, jumlah yang diisikan adalah sebesar 3.500.000 tersebut. Untuk pengeluaran Kas Kecil metode Imprest Fund tidak dilakukan penjurnalan.

Fluctuation Fund Method, metode ini tidak mengharuskan nilai tertentu sebagai batasan. Jika dengan contoh di metode imprest fund diatas pengisian harus sesuai yang dikeluarkan, tidak demikian dengan metode Fluctuation, Kas Kecil metode ini bisa diisi tidak sebesar yang dikeluarkan, bisa lebih besar atau lebih kecil dari saldo awal. Setiap pengeluaran Kas Kecil dilakukan penjurnalan.

Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat ilustrasi berikut:

PT ABC menentukan Kas Kecil sebesar 3.000.000, pengeluaran selama 1 minggu (diasumsikan siklus pengisian Kas Kecil adalah tiap 1 minggu) adalah sebagai berikut

02/1 Pengisian Kas Kecil sebesar 3.000.000

03/1 Pembelian makan tamu direksi 700.000

04/1 Membeli perlengkapan kantor ATK 500.000

05/1 Pembayaran bahan bakar supir perusahaan 200.000

06/1 Membeli makanan ringan untuk tamu 150.000

Dari total transaksi-transaksi diatas, total pengeluaran adalah 1.550.000, bagaimana perlakuan atas pengelolaan Kas Kecil antar Metode Imprest Fund dan Metode Fluktuation. Berikut penjabarannya:

 METODE IMPREST FUND

Saat Pengisian Awal

Kas Kecil	[D] 3.000.000
Kas	[K] 3.000.000

Saat Pengeluaran Kas Kecil

Kas Kecil metode imprest fund Tidak Dijurnal.

Saat Pengisian Kembali

Beban jamuan	[D] 700.000
Beban ATK	[D] 500.000
Beban bahan bakar	[D] 200.000
Beban Jamuan	[D] 150.000
Kas	[K] 1.550.000

Note: Dengan pengisian sebesar 1.550.000 ini maka saldo Kas Kecil akan kembali keposisi 3.000.000.

METODE FLUCTUATION FUND

Saat Pengisian Awal

Kas Kecil	[D] 3.000.000
Kas	[K] 3.000.000

Saat Pengeluaran Kas Kecil

Beban jamuan	[D] 700.000
Kas Kecil	[K] 700.000

Beban ATK	[D] 500.000
Kas Kecil	[K] 500.000

Beban bahan bakar	[D] 200.000
Kas Kecil	[K] 200.000

Beban jamuan	[D] 150.000
Kas Kecil	[K] 150.000

Saat Pengisian Kembali

Kas Kecil	[D] 2.000.000
Kas	[K] 2.000.000

Note: Dengan pengisisan 2.000.000 ini maka posisi Kas Kecil menjadi bersaldo sebesar 3.450.000, tidak sama dengan saldo awalnya sebesar 3.000.000, walaupun didalam metode ini juga bisa saja diisi sesuai dengan pengeluarannya, namun umumnya metode ini pengisiannya tidak sama persis dengan pengeluarannya, itulah kenapa setiap pengeluaran Kas Kecil metode ini harus dijurnal.

CONTOH SOAL LAIN

PT. TANJUNG MEKAR mulai 1 April 2002 membentuk kas kecil dengan menggunakan metode dana tetap (imprest method) dan metode fluktuasi (fluktuation method). Pengisian kembali kas kecil setiap seminggu sekali pada awal bulan. Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000. uang tersebut di serahkan kepada kasir kas kecil .

Selama seminggu pertam selam bulan april kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian sebagai berikut :

Pembayaran perlengkapan        Rp   70.000

Pembayaran telepon                 Rp   60.000

Pembayaran rekening listrik       Rp   80.000

Pembelian perlengkapan           Rp   50.000

Pembayaran beban lain-lain       Rp   40.000 +

                  Jumlah              Rp.300.000

Dik      : Saldo Rp 2.500.000

Diminta:

a.       Metode Dana Tetap (Imprest Method)

b.      Metode Fluktuation (Fluktuation Method )

v     Penyelesaian !

a.       Metode Dana Tetap (Imprest Method)

Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000, di buat dalam bentuk jurnal.

Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Tanggal	Nama. Perkiraan	Debet	Kredit
April	Kas kecil	350.000	-
1	Kas	-	350.000

Selam seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

            3 April membeli perlengkapan   Rp   70.000

4 April membayar rekening telepon       Rp   60.000

5 April membayar  rekening listrik         Rp   80.000

6 April membeli  perlengkapan Rp   50.000

7 April membayar bensin                      Rp   40.000 +

                                          Jumlah              Rp.300.000

        

         Transaksi di atas oleh kasir kas kecil akan di catat dalam buku kas kecil sbb:

Buku Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil	350.000	-	350.000
April 3	Perlengkapan		70.000	280.000
April 4	Rekening telepon		60.000	220.000
April5	Rekening listrik		80.000	140.000
April 6	Perlengkapan		50.000	90.000
April 7	Bensin		40.000	50.000

Pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali , rinciannya sbb:

Jurnal Pengisian Kembali Kas

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 10	Perlengkapan	120.000
	Beban telepon	60.000
	Bebab listrik	80.000
	Beban bensin	40.000
	Kas		300.000

Dari jurnal di atas, kas kecil tidak mengalami perubahan, saldo kas kecil tetap Rp. 350.000 dan di posting kedalam buku besar kas kecil.

Buku Besar Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil

Kas

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Saldo			2.500.000
April 1	Kas kecil		350.000	2.150.000
April 10	Perlengkapan		120.000	2.030.000
	Beban telepon		60.000	1.970.000
	Beban listrik		80.000	1.890.000
	Beban bensin		40.000	1.850.000

Jadi saldo kas kecil pada tanggal 31 April adalah sebesar Rp 1.850.000

b.      Metode Fluktuation (Fluktuation Method)

Jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut:

Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Tanggal	Nama. Perkiraan	Debet	Kredit
April	Kas kecil	350.000	-
1	Kas	-	350.000

Selama seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

            3 April membeli perlengkapan   Rp   70.000

4 April membayar rekening telepon       Rp   60.000

5 April membayar  rekening listrik         Rp   80.000

6 April membeli  perlengkapan Rp   50.000

7 April membayar bensin                      Rp   40.000 +

                                          Jumlah              Rp.300.000

Setiap terjasi pengeluaran kas harus di buatkan jurnal sbb :

Jurnal

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 3	Perlengkapan	70.000	-
	Kas kecil	-	70.000
April 4	Beban telepon	60.000	-
	Kas kecil	-	60.000
April5	Beban listrik	80.000	-
	Kas kecil	-	80.000
April 6	Perlengkapan	50.000	-
	Kas kecil	-	50.000
April 7	Beban bensin	40.000	-
	Kas kecil	-	40.000

      Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil, pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali sebesar  Rp 200.000 maka jurnalnya :

Jurnal Pengisian Kembali Kas

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 10	Kas kecil	200.000	-
	Kas	-	200.000

Setelah pengisian kembali, saldo kas kecil sebesar Rp 250.000 (tidak seperti semula) yaitu Rp. 300.000, jadi berfluktuasi lebih kecil.

Buku Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil	350.000		350.000
April 3	Perlengkapan		70.000	280.000
April 4	Beban telepon		60.000	220.000
April 5	Beban listrik		80.000	140.000
April 6	Perlengkapan		50.000	90.000
April 7	Beban bensin		40.000	50.000
April 8	Pengisian kembali	200.000		250.000